Huisreglement

Hoofdstuk 1: algemene bepalingen

Het bestuursorgaan stelt conform artikel 22 van de statuten het huishoudelijk reglement op, geldend voor alle leden en alle gebruikers van de installaties en hun genodigden.
De ledenlijst, het huishoudelijk reglement en de statuten van de vereniging evenals de reglementen en statuten van de Tennis Vlaanderen liggen ter inzage in het clubhuis.
De leden, spelende of niet, worden verzocht elke wijziging van hun persoonlijke gegevens, inclusief hun telefoonnummer, te melden aan de secretaris.

Hoofdstuk 2: lidmaatschap

Het lidmaatschap geldt voor een periode van één jaar en begint steeds op 1 april of vanaf de aanvaarding van de inschrijving door het bestuur, om te eindigen op 31 maart. Lid wordt men door de betaling van het jaarlijkse lidgeld en mits aanvaarding door het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan beslist zonder verhaal over de aanvaarding van nieuwe leden en de hernieuwing van het lidmaatschap van bestaande leden.
De betaling van het lidgeld geldt als de onvoorwaardelijke aanvaarding van de statuten, dit huishoudelijk reglement en de definitieve beslissingen van de organen van de vereniging.
Het bedrag van het lidgeld wordt jaarlijks door het bestuursorgaan vastgesteld. De geïnde jaarlijkse bijdragen zijn, zonder uitzonderingen, definitief verworven voor de club.
Mits naleving van de statuten en onderhavig reglement, heeft elk spelend lid het recht om, mits naleving van de reservatieregels, gebruik te maken van de beschikbare tennis- en padelterreinen.

Hoofdstuk 3: toegang, kleding en gedrag

Het recht op toegang tot het domein van TCSM is beperkt tot TCSM-leden in regel met de betaling van hun lidmaatschapsbijdrage voor het lopend seizoen en hun genodigden.
De toegang tot de tennisterreinen en de kleedkamers daarentegen is, mits naleving van de reservatieregels, exclusief voorbehouden aan spelende TCSM-leden en, mits naleving van het reglement ter zake, hun gastspelers.
Op de terreinen is het dragen van sportkleding (zoals voorgeschreven in de reglementen van Tennis Vlaanderen) en aangepast schoeisel verplicht.
TCSM is een club met een familiaal karakter waar wederzijds respect hoog in het vaandel wordt gevoerd. De leden, genodigden en alle begeleidende personen dienen zich hoffelijk, respectvol en voorkomend te gedragen.
Gedrag dat erop gericht is anderen uit te sluiten of te discrimineren, op welke grond dan ook, zal niet worden aanvaard van leden noch genodigden.
TCSM verwacht van haar leden dat zij deze waarden ook uitdragen wanneer zij in deze hoedanigheid de vereniging vertegenwoordigen.
De leden gaan met zorg om met de infrastructuur, zowel op de terreinen, op het domein, in de kleedkamers, douches en toiletten. De leden laten hun gerief niet achter en werpen vuilnis in de daarvoor voorziene emmers. Honden dienen steeds aan de leiband gehouden te worden. Om hygiënische redenen is het verboden honden uit te laten op het domein. Uitwerpselen dienen steeds onmiddellijk door de begeleider te worden opgeruimd.
Ouders worden te allen tijde geacht toezicht te houden op hun kinderen, behalve tijdens de lessen en trainingen en de andere door de club georganiseerde activiteiten die zich specifiek richten tot deze kinderen en voor zover deze activiteiten plaatsvinden onder toezicht van een door de club aangeduide lesgever of begeleider.
Bovendien zorgen de ouders ervoor dat de kinderen zich correct gedragen. Kinderfietsen, sportmateriaal en speelgoed dienen opgeborgen te worden bij het verlaten van de club.
Er geldt een absoluut rookverbod in het clubhuis, inclusief de kleedkamers, douches, toiletten en private ruimten. Er wordt evenmin gerookt op de terreinen.

Hoofdstuk 4: reservatieregels

4.1. De terreinen zijn te allen tijde beschikbaar voor voorafgaande reservatie door de TCSM-leden. Deze beschikbaarheid kan echter door het bestuursorgaan beperkt worden om cluborganisaties zoals trainingen, lessen, interclub, tornooien enz… mogelijk te maken. Deze bijzondere reservaties zullen steeds tijdig worden aangeduid in het elektronische reservatiesysteem.

4.2. Na de aanvaarding van hun inschrijving kunnen de leden een terrein reserveren op de computer in de club, of via internet.

4.3. Voor Padel gelden volgende reservatieregels:
Leden kunnen reserveren op piek- en daluren: elke dag van 8u30 tot 22u. Reservatie is mogelijk 3 weken op voorhand. Elk lid mag 3 reservaties hebben tijdens de piekuren en 3 tijdens de daluren.
Niet-leden mogen enkel reserveren tijdens de daluren, met name van maandag tot vrijdag tot 17u30 en tijdens het weekend van 8u30 tot 22u. Zij betalen een bijdrage van 10€ per persoon per sessie van anderhalf uur.
De spelers die effectief op het veld staan moeten dezelfde personen zijn die in het reservatiesysteem vermeld zijn.

4.4. Voor tennis gelden volgende reservatieregels:
Leden kunnen reserveren elke dag van 8u30 tot 23u. Elk lid beschikt hiertoe over één vrije openstaande reservatie, waarbij hij/zij de eigen naam en die van een ander lid invult op een dag en uur naar keuze en maximum 14 dagen vooraf. Men kan slechts opnieuw reserveren als de vorige reservatie vervallen is, hetzij door annulering, hetzij door op het geplande uur te spelen. Daarnaast kan elk lid uitgenodigd worden door andere leden. Leden kunnen echter geen een terrein reserveren of uitgenodigd worden voor een reservatie binnen de 4 uur volgend op het einde van een gespeeld uur.
Niet-leden kunnen op uitnodiging van een lid meespelen, doch op weekdagen enkel voor 17u. Er moet echter steeds minstens 1 lid op het terrein meespelen. Een gastspeler mag per jaar slechts tweemaal uitgenodigd worden.
Voor deze gastspelers wordt vóór aanvang van het speeluur 10 euro per gastspeler betaald aan de bar, met een maximum van 20 euro per uur per plein. Dit bedrag kan jaarlijks door het bestuur aangepast worden.
De spelers die effectief op het veld staan moeten dezelfde personen zijn die in het reservatiesysteem vermeld zijn.
Bij overbezetting van de terreinen, moet voor het dubbelspel worden gekozen.

4.5. Sancties
Bij niet naleving of misbruik van de reserveringsregels kan het bestuur de nodige maatregelen nemen om hieraan een einde te stellen en deze praktijken onmogelijk te maken.
Het bestuur kan in dit geval, na het betrokken lid (leden) gehoord te hebben, ook een sanctie opleggen:
Eerste overtreding: individuele verwittiging en 14 dagen verlies van reservatierechten
Tweede overtreding: 1 maand verlies van reservatierechten
Derde overtreding: schrapping lidmaatschap (zonder terugbetaling lidgeld).

Hoofdstuk 5: materiaal – Onderhoud van de terreinen

De leden dienen zorg te dragen voor alle materiaal dat door de club wordt ter beschikking gesteld, o.a. televisie, radio, computer. Geen enkel toestel, gereedschap of meubilair mag ontleend worden zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuursorgaan.
De terreinen en alle bijbehorend materiaal dienen door de leden met de grootste zorg behandeld te worden.
Per speelperiode mag anderhalf uur gepadeld, of 55 minuten getennist worden. Tijdens de resterende 5 minuten van het tennisuur dienen de spelers hun baan in orde te brengen door met een sleepnet de gehele oppervlakte van het terrein gelijk maken, en door alle niet bij de tennisbaan behorende voorwerpen (flessen, glazen, drinkbekers, afval, enz.) verwijderen.
Indien het tennisterrein te nat ligt of onbespeelbaar is door andere omstandigheden, mag er niet gespeeld worden. Iedere bestuurder beslist soeverein over de bespeelbaarheid van een terrein. Indien geen bestuurder aanwezig is, beslist de aanwezige terreinverzorger of de clubhuisuitbater hierover.
Spelers mogen onder geen beding een nat tennis terrein op eigen initiatief speelklaar maken (bijvoorbeeld door plassen weg te slepen).

Hoofdstuk 6: verlichting van de terreinen

De verlichtingsinstallatie van de terreinen wordt automatisch aan –en uitgeschakeld. Indien nodig zal de verlichting manueel bediend worden door de uitbater van het clubhuis, overeenkomstig de richtlijnen van het bestuur.
De bijdrage in de kostprijs van de terreinverlichting is voor de leden is inbegrepen in het jaarlijkse lidgeld.

Hoofdstuk 7: lessen en trainingen

In samenspraak met de club worden door de VZW Tennisschool Sint-Michiels, die zal optreden als lescoördinator, lesgevers aangeduid die instaan voor de organisatie van groepslessen, -trainingen en -stages ten behoeve van de leden.
Privé-lessen en trainingen zijn mogelijk in beperkte mate en af te spreken met de lescoördinator, in overeenstemming met de richtlijnen van het bestuur.
Het is verboden, al dan niet tegen vergoeding, tennislessen en -trainingen voor te stellen of te organiseren behoudens akkoord van de lescoördinator en het bestuursorgaan.

Hoofdstuk 8: verzekering en aansprakelijkheid

Elk lid dat bij Tennis Vlaanderen aangesloten is, valt automatisch onder de door de Tennis Vlaanderen afgesloten polis sportongevallen. Deze verzekering dekt de burgerlijke aansprakelijkheid, evenals het risico van persoonlijke ongevallen, zowel op als rond de tennisterreinen en tijdens de periode vermeld op de Tennis Vlaanderen-aansluitingskaart.
Bij ongeval, zelfs op verplaatsing, dient men onmiddellijk de secretaris of een bestuurslid te verwittigen van de club waar men bij Tennis Vlaanderen is aangesloten.
Alle schade die, al dan niet opzettelijk, veroorzaakt wordt aan gebouwen, materiaal of meubilair moet door de veroorzaker ervan vergoed worden.
De club kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of voor verlies of diefstal van bezittingen van leden of bezoekers tijdens hun aanwezigheid op de club.
Genodigden van TCSM-leden worden niet aangesloten bij Tennis Vlaanderen. Zij kunnen dus niet genieten van de hiervoor vermelde verzekering en kunnen dus evenmin genieten van de door deze verzekering geboden dekkingen in geval van ongeval, aansprakelijkheid en/of schade.
Daarom dienen zij zich desgewenst persoonlijk te verzekeren tegen ongevallen, aansprakelijkheid en schade.

Hoofdstuk 9: andere activiteiten op de club

Het bestuursorgaan moet vooraf toestemming verlenen voor de organisatie van elke sportieve of extrasportieve activiteit ten behoeve van de leden.
TCSM kan haar clubhuis tegen vergoeding ter beschikking stellen voor privé-organisaties van haar leden mits voorafgaandelijk en gezamenlijk akkoord van het bestuursorgaan en de uitbater.

Hoofdstuk 10: naleving van dit reglement

Elk lid dat de niet naleving van dit reglement wenst te melden, is welkom bij het bestuur.
Bij aanvaarding van de klacht zal het bestuur, na de betrokkenen gehoord te hebben, desgevallend de nodige sancties uitspreken, van een vermaning, tot schorsing of uitsluiting.
Het bestuur mag alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de correcte naleving van het huishoudelijk reglement en de goede werking van het clubgebeuren in het algemeen.

Hoofdstuk 11: Behandeling van personengegevens

De club behoudt zich het recht voor om een ledenlijst onder haar leden te publiceren. Deze lijst omvat van alle leden naam, geslacht, leeftijd, telefoonnummer, en e-mailadres. Indien u dit niet wenst, gelieve dit jaarlijks te melden ter gelegenheid van uw inschrijving.
Om het open karakter van de club en de vriendschap onder de leden te stimuleren, publiceert de club regelmatig beelden van events en wedstrijden op sociale media. Aanvaarding van dit reglement impliceert uw goedkeuring hiervoor.